(一)宏觀背景
“十四五”時(shí)期建設(shè)數(shù)字中國(guó)，加快數(shù)字化發(fā)展，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新優(yōu)勢(shì)，協(xié)同推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加快數(shù)字社會(huì)建設(shè)步伐，提高數(shù)字政府建設(shè)水平，營(yíng)造良好數(shù)字生態(tài)，建設(shè)數(shù)字中國(guó)已經(jīng)成為社會(huì)各界的共識(shí)。
電子發(fā)票、電子檔案是國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)，驅(qū)動(dòng)產(chǎn)業(yè)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的重要舉措。從2015年到2021年，國(guó)家在財(cái)稅改革方面相繼出臺(tái)了多項(xiàng)政策。2020年疫情，加速了數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。其中，專(zhuān)票電子化是推動(dòng)稅務(wù)監(jiān)管和企業(yè)財(cái)稅管理變革的里程碑。2021年1月21日起，專(zhuān)票電子化正式全國(guó)推行，2月9日，財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)局、國(guó)家檔案局、商務(wù)部啟動(dòng)電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔試點(diǎn)工作，國(guó)家稅務(wù)總局憑借稅務(wù)Ukey的普及以及電子發(fā)票改革開(kāi)啟金稅四期建設(shè)的大幕。
(二)企業(yè)簡(jiǎn)介
天津能源投資集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“能源集團(tuán)”)成立于2013年5月30日，經(jīng)天津市委、市政府批準(zhǔn)，由天津市津能投資公司和天津市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司重組而成，是天津市國(guó)資委監(jiān)管的國(guó)有法人獨(dú)資公司，注冊(cè)資本100.85億元。截至2020年底，能源集團(tuán)共有參控股企業(yè)100家，其中全資及控股企業(yè)60家，資產(chǎn)總額569.69億。集團(tuán)以“四源”，即電源、氣源、熱源、新能源為主營(yíng)業(yè)務(wù)，承擔(dān)著保障天津市能源安全穩(wěn)定供應(yīng)和推動(dòng)能源結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化的重任。
(三)財(cái)務(wù)數(shù)字化再上新臺(tái)階
能源集團(tuán)從2018開(kāi)始上線(xiàn)以用友NC65系統(tǒng)為主的業(yè)財(cái)稅資一體化平臺(tái)，主要功能包括賬務(wù)處理、集團(tuán)統(tǒng)一客商管理、內(nèi)部協(xié)同管理、固定資產(chǎn)、報(bào)表及合并、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)、影像系統(tǒng)、稅務(wù)云進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理，覆蓋集團(tuán)本部及下屬單位。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)所有企業(yè)收支業(yè)務(wù)線(xiàn)上化處理。全員通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)自助報(bào)賬、票據(jù)影像傳遞，系統(tǒng)在線(xiàn)審批，銀企直聯(lián)直付，財(cái)務(wù)自動(dòng)記賬等功能。在集團(tuán)全域數(shù)字化的戰(zhàn)略下，財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與供熱營(yíng)業(yè)收費(fèi)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等核心ERP系統(tǒng)的集成融合，從而形成業(yè)財(cái)一體化閉環(huán)流程。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)前端一點(diǎn)錄入，全程共享，所有業(yè)務(wù)單據(jù)、附件影像、審批流程、賬務(wù)數(shù)據(jù)全過(guò)程可追溯。與此同時(shí)集團(tuán)財(cái)務(wù)數(shù)字化也面臨諸多挑戰(zhàn)：
1.多組織多系統(tǒng)集團(tuán)數(shù)字資產(chǎn)亟需統(tǒng)一規(guī)劃集中共享
能源集團(tuán)旗下上百家參控股企業(yè)，業(yè)務(wù)板塊涉及發(fā)電、燃?xì)狻⒐帷⑿履茉础⒔鹑诋a(chǎn)業(yè)五大領(lǐng)域，每年業(yè)務(wù)運(yùn)行沉淀下來(lái)大量的數(shù)據(jù)資產(chǎn)分散在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其中與經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)、原始影像、財(cái)務(wù)憑證及報(bào)表等檔案數(shù)據(jù)占到60%以上，沒(méi)有形成統(tǒng)一歸檔的電子化文件，不利于檔案后期便捷利用與統(tǒng)一管理。
2.電子歸檔需直面異構(gòu)系統(tǒng)對(duì)接與合規(guī)控制難題
能源集團(tuán)在推行無(wú)紙化的過(guò)程中，建設(shè)了大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)主要解決了線(xiàn)上業(yè)務(wù)處理的問(wèn)題，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲(chǔ)、存檔的問(wèn)題，最終是否能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化，關(guān)鍵是看存檔環(huán)節(jié)是否能夠與各系統(tǒng)打通，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子化流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)按照統(tǒng)一的格式和檔案管理規(guī)范實(shí)現(xiàn)電子化歸檔。
會(huì)計(jì)檔案歸檔必須滿(mǎn)足國(guó)家財(cái)政、稅務(wù)及檔案等多口徑的要求，核心是記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、業(yè)務(wù)單據(jù)及原始憑證、附件影像之間的關(guān)聯(lián)索引，確保電子檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全，滿(mǎn)足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》及國(guó)家有關(guān)電子檔案管理要求。歸檔范圍合理，歸檔過(guò)程規(guī)范，歸檔存儲(chǔ)格式符合要求，元數(shù)據(jù)基本齊全，“四性檢測(cè)”有保障，這是電子會(huì)計(jì)檔案的核心。
3.電子會(huì)計(jì)檔案如何嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)落地實(shí)施
作為電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)項(xiàng)目，從檔案局、稅務(wù)局、財(cái)政局、商務(wù)局到試點(diǎn)單位，對(duì)試點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)往往存在不同的理解，具體把握尺度上只能依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》【2015】79號(hào)令，《企業(yè)電子文件歸檔及電子檔案管理指南》檔案〔2015〕4 號(hào)，《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)等相關(guān)法規(guī)的要求，抽絲剝繭把驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)梳理出來(lái)。我們將試點(diǎn)單位分為四類(lèi)，每一類(lèi)客戶(hù)分別按照不同的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)方式去對(duì)照分析，確保能夠符合相關(guān)法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收要求。
(四)電子會(huì)計(jì)檔案助推企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型
1.形成企業(yè)報(bào)賬服務(wù)、財(cái)務(wù)入賬及電子歸檔數(shù)字化管理閉環(huán)
能源集團(tuán)在原報(bào)賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)及核心ERP平臺(tái)基礎(chǔ)上，建設(shè)了電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)及稅務(wù)發(fā)票管理系統(tǒng)。原來(lái)通過(guò)報(bào)賬系統(tǒng)收集到的企業(yè)日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、預(yù)付、待攤和借款的發(fā)票、單據(jù)完成賬務(wù)處理就到了流程的終點(diǎn)，現(xiàn)在上線(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案后，由報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)入企業(yè)的銷(xiāo)項(xiàng)及進(jìn)項(xiàng)發(fā)票和單據(jù)還要與記賬憑證、賬簿、報(bào)表形成內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系后一起最終進(jìn)入檔案系統(tǒng)，真正形成了從數(shù)據(jù)產(chǎn)生到數(shù)據(jù)歸檔的數(shù)字化閉環(huán)。
2.電子會(huì)計(jì)檔案奠定企業(yè)數(shù)據(jù)中心基石
電子會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)檔案中占據(jù)主導(dǎo)地位，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)資產(chǎn)重要可以與工業(yè)時(shí)代的石油、鋼鐵相提并論，企業(yè)以構(gòu)建數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案為契機(jī)，逐步提升企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)化水平。電子會(huì)計(jì)檔案將以企業(yè)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)為核心，逐步將企業(yè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、固定資產(chǎn)、人力資源、費(fèi)控等領(lǐng)域數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)并歸檔，打通財(cái)務(wù)數(shù)字化最后一公里，形成完整的數(shù)字化資產(chǎn)為后續(xù)數(shù)據(jù)分析和利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保障。
3.電子會(huì)計(jì)檔案推動(dòng)審計(jì)模式發(fā)生改變
能源集團(tuán)多達(dá)上百家企業(yè)，無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)還是第三方審計(jì)，無(wú)論是確定評(píng)估審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)還是提供審計(jì)數(shù)據(jù)，每年都需要耗費(fèi)大量的精力去準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，甚至需要審計(jì)人員多次到被審計(jì)單位現(xiàn)場(chǎng)，有了電子會(huì)計(jì)檔案后，集團(tuán)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行有集中數(shù)字化管理，評(píng)估審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，確定審計(jì)重點(diǎn)很多時(shí)候只需要在電子會(huì)計(jì)檔案中獲取數(shù)據(jù)進(jìn)行量化分析后再展開(kāi)進(jìn)一步的審計(jì)程序，在提高審計(jì)效率的同時(shí)也大幅降低了審計(jì)成本。
(五)做國(guó)企碳達(dá)峰碳中和的行動(dòng)派
“碳達(dá)峰、碳中和”是今年兩會(huì)熱議的話(huà)題，國(guó)家對(duì)于“碳中和”目標(biāo)明確而堅(jiān)定，繪制“碳達(dá)峰、碳中和”行動(dòng)路線(xiàn)。天津能源投資集團(tuán)作為國(guó)企從自身做起，成為務(wù)實(shí)行動(dòng)派、先行者，積極發(fā)揮了國(guó)有企業(yè)的示范引領(lǐng)作用。電子會(huì)計(jì)檔案的上線(xiàn)，檔案的紙張耗用、打印耗材使用大幅下降，集團(tuán)每年150萬(wàn)張電子檔案的應(yīng)用，節(jié)約紙質(zhì)、打印耗材、存儲(chǔ)及人工成本約120萬(wàn)，助力能源集團(tuán)實(shí)現(xiàn)綠色化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
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